Outsourcing IT – wady i zalety – jak każde rozwiązanie również je posiada. Jeżeli chcesz efektywnie rozwiązać swój problem – Zacznij od jasnej wizji Twoich potrzeb, problemów, wyzwań.
Jakie obecnie problemy z obszaru IT ma Twoja organizacja? Co można byłoby poprawić lub usprawnić? Wyobraź sobie jak chciałbyś, żeby wyglądała idealna sytuacja, w której masz poczucie, że wszystko działa jak w zegarku.
Czy jesteś w stanie podzielić się z potencjalnym dostawcą rozwiązań IT szerszą wiedzą na temat Twojego produktu lub usług tak, by w pełni był w stanie zrozumieć na czym polega Twój biznes? Czy zdefiniowana jest strategia biznesowa? Czy wiesz gdzie Twoja firma chciałaby być za 2 lata, za 5 lat i za 10? Jakie kolejne wyzwania lub problemy mogą pojawić się wraz ze wzrostem firmy? Byłoby dobrze, aby dostawca rozwiązań IT był wybrany na lata – dlatego pytania o przyszłość Twojego biznesu są tutaj kluczowe.
Bardzo ważnym elementem briefu dla dostawcy IT jest zdefiniowanie kilku kluczowych dla Twojego biznesu czynności, które wykonujesz – których awaria czy brak możliwości realizacji może narazić Cię na to, że biznes upadnie. Czy posiadasz w organizacji procesy, które definiują co robić w razie awarii oprogramowania? A co ze sprzętem – serwerami, usługami, stacjami roboczymi?
Etap definicji wymagań zakończyć należy pełnym opisem jasnych i precyzyjnych wymagań w stosunku do dostawcy rozwiązań IT. Umożliwi to dostawcy lepszą ocenę zakresu prac i pozwoli zaoszczędzić Twój budżet. Łatwiej będzie Ci planować przyszłość i zrozumieć, czy wybrana przez Ciebie firma outsourcingowa ma potencjał by stać się partnerem na lata.
Outsourcing IT – wady i zalety – Komunikacja
Jak sprawdzić jakość komunikacji potencjalnego partnera i to czy Wasze organizacje będą kompatybilne? Zacząć można choćby od strony internetowej potencjalnego dostawcy. Czy język, którym komunikuje się firma z potencjalnymi Klientami jest dla Ciebie zrozumiały? Czy odpowiada Ci forma? Jak szybko firma reaguje na zapytania złożone na swojej stronie? To wszystko pytania, na które warto samodzielnie znaleźć odpowiedź. Warto też sprawdzić, czy firma oferuje np. możliwość bezpłatnej konsultacji – jeżeli tak – to sygnał, że gotowa jest zainwestować swój czas, by lepiej zrozumieć potrzeby swoich Klientów.
Czynnikiem, który ma duży wpływ na szybkość komunikacji jest również wielkość firmy. Jeżeli decydujesz się na współpracę z małym startupem – możesz spodziewać się nowoczesnych narzędzi i szybkiej komunikacji – może się to okazać dużą zaletą – ale nie zawsze. Czasem szybkość nie przekłada się na jakość, a nowoczesne narzędzia mogą okazać się niekompatybilne z procesami, które działają w Twojej organizacji. Warto więc sprawdzić, czy dostawca jest elastyczny w temacie narzędzi.
Mała skala firmy outsourcingowej bywa również problemem. Łatwo wyobrazić sobie, że mniejszy dostawca usług IT może sobie po prostu nie poradzić z terminowym rozwiązywaniem problemów Klienta jakim jest np. kilkusetosobowa firma. Wielkość firmy – to również kwestia dostępności wykwalifikowanych zasobów – może się okazać, że jest ich po prostu niewiele lub wprost brakuje kompetencji w wybranych obszarach.
Przejrzysta komunikacja to najważniejszy aspekt outsourcingu IT. Dlatego konieczny jest dokument, który precyzyjnie określa formę i warunki komunikacji. Dodatkową kwestią jest sporządzenie umowy Service Level Agreement (SLA). Wymagać jej należy bez względu na skalę firmy outsourcingowej. Nie unikniesz komunikacyjnego chaosu bez jasnej informacji na jakim etapie jest dana sprawa, jak została sklasyfikowana, kto jest za nią odpowiedzialny i kiedy zgłoszony problem powinien być najpóźniej rozwiązany.
Metodyka pracy i narzędzia
Od kilku lat mówi się o zwinnych metodykach pracy – są one szczególnie ważne – jeżeli Twój dostawca IT ma przede wszystkim tworzyć dla Ciebie oprogramowanie: produkty cyfrowe, aplikacje internetowe, mobilne, wszelkiego rodzaju e-commerce, itd. Jednak kwestia filozofii pracy i metodyki dotyczy również firm, które świadczą usługi w modelu outsourcingu IT – np. świadczą usługi w chmurze, monitoringu IT, zarządzania serwerami, bądź zapewniają cyberbezpieczeństwo. Jaka jest najlepsza metodyka? Oczywiście ta, która będzie kompatybilna z resztą Twojego biznesu. Jeżeli rozwiązanie prostego problemu angażuje mnóstwo zasobów po stronie Twojej organizacji – to sam musisz sobie odpowiedzieć – czy właśnie takie podejście jest najbardziej efektywne.
Pierwszym źródłem informacji o tym – jak pracuje firma, ile czasu trwa realizacja poszczególnych projektów i działań jest strona internetowa. Rzetelny i doświadczony dostawca usług IT ma na tyle dużo doświadczenia, że jest w stanie przewidzieć ile czasu potrzebuje na rozwiązanie Twojego problemu. Dużym źródłem wiedzy o tym jak firma realizuje projekty są case study zamieszczone na stronie oraz referencje od dotychczasowych Klientów.
Warto zapytać potencjalnych partnerów o ich metodykę pracy oraz stosowane narzędzia. Czy firma ma wypracowane procesy na realizację poszczególnych zadań? Aby w pełni zrozumieć, czy wybierasz dobrego, dopasowanego do Swojej organizacji dostawcę – koniecznie zaangażuj w proces wyboru swoich własnych pracowników. W końcu dostawca outsourcingu IT nie pracuje dla samej pracy, tylko dla swojego Klienta, którego reprezentować będą najczęściej Twoi pracownicy. Szansę na lepszą współpracę zwiększasz wtedy, kiedy między dostawcą usług a Twoją organizacją zagwarantowany jest płynny przepływ wiedzy i odpowiednia dokumentacja. W najgorszym przypadku – kiedy zdecydujesz się na zakończenie umowy – Twój biznes na tym nie ucierpi.
Outsourcing IT – wady i zalety – Jaki wpływ ma wielkość firmy i zakres świadczonych usług?
O zakresie usług będziemy pisali w kolejnym artykule, ale już na tym etapie należy wspomnieć, że jest on kluczowy do wyboru właściwego dostawcy. Dlaczego? Zakładając nawet, że już masz listę kilku potencjalnych dostawców usług IT – to jest ona aktualna tylko na ten moment. Oznacza to, że Twoje potrzeby wraz z upływem czasu mogą się zmienić, możesz na przykład podjąć decyzję o przerzuceniu na dostawcę większej odpowiedzialności – outsource’ować cały obszar zarządzania infrastrukturą IT, bądź rozwoju aplikacji. Warto sprawdzić, czy dostawca jest na tyle elastyczny w działaniu, że potrafi przejąć taką odpowiedzialność szybko i sprawnie. Analogicznie warto zweryfikować, czy firma IT będzie równie zaangażowana, jeżeli zdecydujesz się na zmniejszenie jej odpowiedzialności i wybierzesz outsourcing selektywny.
Outsourcing IT wady i zalety – Podsumowanie
Wybór dostawcy usług IT to wyzwanie. Zwracamy tutaj uwagę na najważniejsze aspekty tego wyboru i sugerujemy pytania pomocnicze, na które warto znać odpowiedź przed podjęciem ostatecznej decyzji. W kolejnej części serii skupimy się na obszarach: zakresu współpracy, kontroli jakości oraz aspektach związanych z bezpieczeństwem danych.
Jeżeli jesteś zainteresowany nawiązaniem współpracy i chcesz lepiej zrozumieć outsourcing IT oraz jego wady i zalety – zapraszamy do bezpłatnej konsultacji z naszymi inżynierami. Pomożemy rozwiązać Twój problem, podpowiemy najlepsze rozwiązanie.