Mówi się, że nawet 50% dużych projektów IT kończy się niepowodzeniem. Niektóre raporty wskazują nawet do 93% projektów. Niestety, nawet jeśli dane szacunkowe są przesadzone, fiasko projektu IT jest zjawiskiem niepokojąco częstym. Dlaczego tak jest? Przyczyn może być wiele, wśród nich z pewnością niewłaściwe planowanie czy niewystarczające zasoby kadrowe lub też sprzętowe. Nawet wtedy, gdy dla naszej firmy zarządzanie projektami IT nie jest niczym nowym – to jeszcze nie gwarantuje sukcesu.
Dzieje się tak, ponieważ każdy projekt jest inny. Wymaga unikalnego podejścia, zaangażowania innych zasobów, a także innej organizacji pracy.
Zarządzanie projektami IT – poniżej przedstawiamy stałe elementy, na które zawsze warto zwrócić uwagę.
Projekt IT i jego cel
Projekt ze swojej natury jest ograniczonym w czasie, jednorazowym przedsięwzięciem. Dobrą praktyką w zarządzaniu projektami IT jest podzielenie go na etapy. Każdy etap realizacji projektu wymaga innego podejścia oraz dokładnego planowania i zaangażowania innych zasobów.
Przed planowaniem etapów projektu dobrze jest, z udziałem wszystkich osób zaangażowanych, określić cel projektu. Jest to bardzo ważne, umożliwia też ocenę projektu po jego zakończeniu oraz ustalenie czy (i w jakim stopniu) zakończył się powodzeniem.
Cel projektu powinien zostać określony według metodologii SMART. Powinien być zatem:
- Konkretny (Specific), czyli dokładnie określony – należy unikać ogólnikowych określeń typu: dobrze, szybko, wydajnie.
- Mierzalny (Measurable), posiadający wymierne wskaźniki realizacji, które będziemy w stanie przedstawić za pomocą liczb.
- Osiągalny (Achievable). Cel powinien być ambitny, ale jednocześnie możliwy do zrealizowania. Zbyt wysoko postawiona poprzeczka może zdziałać więcej złego niż dobrego.
- Adekwatny (Relevant), czyli zwiększający przychody organizacji lub przynajmniej obniżający koszty; ewentualnie powinien w inny sposób przyczyniać się do rozwoju firmy.
- Ograniczony w czasie (ang. Time-bound), czyli musi mieć określony początek i koniec.
Możemy też wskazać cel główny (bezpośredni) oraz cele szczegółowe (pośrednie), które przyczyniają się do osiągnięcia celu głównego projektu.
Na początku projektu należy dokonać świadomego wyboru zasad, zgodnie z którymi projekt będzie realizowany. Obecnie mamy do dyspozycji wiele przydatnych narzędzi oraz metodyk. Przy wyborze warto kierować się nie modą czy opiniami, ale specyfiką naszego projektu. Konieczne jest zatem przeprowadzenie analizy wymagań, co ułatwi nam dokonanie właściwego wyboru.
Zarządzanie projektami IT – kaskadowe vs zwinne
Możemy wyróżnić dwa główne typy metodyk zarządzania projektami IT: kaskadowe (waterfall) oraz zwinne (agile).
Przy metodach kaskadowych już na początku projektu tworzy się szczegółowy plan, który następnie realizowany jest etap po etapie. Tutaj niezwykle ważne jest sporządzenie szczegółowej dokumentacji a także umiejętność oszacowania, jak dużo czasu zajmie wykonanie kolejnych prac. Waterfall uważa się za za mniej elastyczne podejście, a co za tym idzie – oderwane od rzeczywistych (i zmieniających się także na przestrzeni realizacji projektu) potrzeb użytkownika czy klienta.
Specyfika projektów informatycznych wymaga elastyczności oraz dynamicznego reagowania na zmiany. Przy dłuższych projektach należy nastawić się na ciągłe analizowanie rezultatów oraz podejmowanie decyzji o modyfikacjach planowanego harmonogramu, jeśli są one konieczne.
Dlatego właśnie Waterfall wypierany jest przez zwinne (Agile) metodyki zarządzania projektami IT. Charakteryzują się one tym, że planowanie projektu odbywa się etapami, także w czasie trwania projektu. Szczegółowa dokumentacja staje się mniej istotna. Ważne, aby produkt spełniał oczekiwania użytkownika. Te metody dają także pole do modyfikacji budżetu a nawet zmian w Zespole Projektowym.
Manifest Agile
Sercem metodyk zwinnych jest Manifest Agile, który porządkuje hierarchię ważności elementów w projekcie: np. ludzie i interakcje między nimi są ważniejsze, niż procesy i narzędzia.
Najpopularniejszą, choć nie jedyną, metodą zwinną jest SCRUM. Metoda ta minimalizuje ryzyko błędów, dzieli projekt na krótkie iteracje, podczas których powstają małe, ale funkcjonalne komponenty. Dzięki temu możemy na bieżąco sprawdzać, czy projekt idzie w dobrym, założonym przez nas kierunku. Bardzo istotną kwestią jest komunikacja w Zespole SCRUMOWYM, od której w dużej mierze zależy powodzenie projektu.
SCRUM określa szczegółowo role członków Zespołu, takie jak np. Product Owner czy SCRUM Master, a także artefakty: backlog i przyrost. Cały projekt podzielony jest na tzw. Sprinty, poprzedzone planowaniem, a zakończone retrospektywą, podczas której członkowie zespołu przyglądają się samemu procesowi zarządzania, analizują go i starają się poprawić na przyszłość. Podczas realizacji projektu odbywają się też codzienne, krótkie spotkania nazywane daily SCRUM lub po prostu daily.
Ludzie sercem projektu
Oczywiście nie tylko w metodykach zwinnych odpowiedni dobór zespołu realizującego projekt jest kluczowym czynnikiem. Niezależnie od tego, jaką metodę wybierzemy – to ludzie decydują o sukcesie bądź porażce. Dlatego należy dokonać szczegółowej analizy, kto z Zespołu będzie potrzebny do realizacji projektu, oraz czy organizacja dysponuje specjalistami z wszystkich wymaganych dziedzin. Jeśli nie, warto zastanowić się nad skorzystaniem z usług outsourcingu i zatrudnienie eksperta na potrzeby projektu. Dzięki temu zminimalizujemy koszty i ryzyko, a także skrócimy czas realizacji projektu. Rekrutacja specjalistów z wąskich dziedzin może wiązać się z wydłużeniem całego projektu nawet o pół roku.
Bardzo ważne jest też, aby wyznaczyć odpowiednio role w projekcie, w szczególności osobę zarządzającą projektem, czyli menedżera.
Menedżerowie projektów IT borykają się z wciąż zmieniającymi się potrzebami biznesowymi i technologicznymi. Zwłaszcza w długo trwających projektach dokonują się zmiany w infrastrukturze, które mają wpływ na bezpieczeństwo oraz zarządzanie danymi czy ryzykiem.
Zarządzanie projektami IT to trudne zadanie. Aby być gwarantem sukcesu projektu, osoba ta musi być dobrze zorganizowana i umieć korzystać z narzędzi ułatwiających organizację pracy. Mieć zdolności analityczne i potrafić przyznać się do błędu oraz dostosowywać się do zmieniających okoliczności. Kończyć zadania. Być asertywna, potrafić doskonale delegować zadania, ale też wspierać i motywować Zespół na każdym etapie. Umieć samodzielnie ustalać cele oraz priorytety i kontrolować ich realizację.
Komunikacja w Zespole
Komunikacja jest niezwykle istotnym, chociaż często pomijanym aspektem zarządzania projektami IT. Nasza rekomendacja: zainwestuj w technologię i przydatne oprogramowanie. Narzędzia do zarządzania projektami informatycznymi pomagają scentralizować wszystkie informacje związane z projektem, co zwiększa przejrzystość. Wiemy, nad czym pracują poszczególne osoby, czy projekt idzie naprzód i czy (i komu) można przypisać dodatkowe zadania. Narzędzia zapewniają także dane historyczne, przydatne podczas analizy projektu po jego zakończeniu. Dzięki temu możemy usprawnić procesy w firmie i jeszcze lepiej realizować kolejne projekty.
Profesjonalne zarządzanie projektami IT
Jeśli zależy ci na profesjonalnym zarządzaniu projektami informatycznymi i chcesz zminimalizować ryzyko oraz obniżyć koszty, zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą w zakresie outsourcingu usług IT. ESKOM dysponuje wykwalifikowaną kadrą, doświadczoną podczas realizacji projektów z różnych dziedzin powiązanych z IT oraz sprawdzonymi narzędziami do zarządzania.